|
|
|
PROCEDURY OBOWIĄZUJĄCE PRZY ZAŁATWIANIU WYJAZDÓW SŁUŻBOWYCH ZA GRANICĘ |
- wyjazd służbowy za granice musi być poprzedzony złożeniem w Dziale Współpracy z Zagranicą prawidłowo wypełnionego WNIOSKU "W" zaakceptowanego przez Dziekana Wydziału
UWAGA!
W DWZ powinny zostać złożone wnioski w każdym przypadku wyjazdu służbowego także, w przypadku wyjazdów służbowych pracowników i studentów, gdy Uniwersytet nie ponosi zobowiązań finansowych.
- termin złożenia wniosku wynosi 2 tygodnie przed planowaną datą wyjazdu. Ze względu na konieczność optymalizacji kosztów podróży samolotem termin złożenia wniosku wynosi minimum 3 tygodnie przed wyjazdem
- zaakceptowany przez Rektora wniosek "W" jest podstawą do rozpoczęcia procedur wyjazdowych w tym przygotowania świadczeń dla wyjeżdżającego.
- podróż - w przypadku samodzielnego zakupu biletów imiennych konieczne jest złożenie wraz z dokumentami podróży oświadczenia. Bilety zakupione przez Internet bez faktury nie stanowią podstawy do rozliczenia finansowego.
- diety i ryczałt hotelowy przysługujące na dany wyjazd zagraniczny
W przypadku posiadania rachunków zagranicznych dotyczących wyjazdów, które nie są wystawione na Uniwersytet Śląski a także tych, na których brak nazwy Invoice należy wypełnić i złożyć w Dziale oświadczenie.
- W przypadku wyjazdów doktorantów i studentów pobierających jakiekolwiek świadczenia finansowe musi zostać zawarta umowa pomędzy wyjeżdżającym a Uniwersytetem Śląskim.
- opłaty konferencyjne - konieczne jest podanie na załączniku dokładnych danych dotyczących beneficjenta - kwoty i walutę zapłaty, nazwy beneficjenta, terminu dokonania płatności.
- ubezpieczenie - przy wykupie polisy ubezpieczeniowej na okres pobytu za granicą niezbędne jest podanie numeru pracownika. Przypominamy, że ubezpieczenie jest opodatkowane. Więcej informacji o ubezpieczeniach zdrowotnych w Polsce znajduje się na stronie: www.nfz.gov.pl/ue
- wizy - w przypadku wyjazdu zagranicznego do krajów, gdzie nadal istnieje wymóg wizowy konieczny jest osobisty kontakt z Działem Współpracy z Zagranicą. Czas oczekiwania na wizę wynosi od jednego dnia do kilku miesięcy. Koszt wizy jest opodatkowany. Lista krajów, w których wymagane są wizy lub nie.
- rozliczenie -przypominamy , że termin rozliczenia zaliczki* otrzymanej na wyjazd zagraniczny wynosi 14 dni po zakończeniu podróży upoważniając jednocześnie zakład pracy do potrącenia kwoty nierozliczonej zaliczki z najbliższej wypłaty wynagrodzenia.
*Na podstawie Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 08 grudnia 2004 w sprawie szczegółowych zasad ustalenia oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju wraz ze zmianami Dz.U.Nr271Rozp.Ministerstwa Gospodarki i Pracy z 08.12.2004.poz.2687.
|
|